Jeśli zarządzasz placówką medyczną, ten scenariusz prawdopodobnie brzmi znajomo: telefon na recepcji dzwoni bez przerwy. Recepcjonistka obsługuje pacjenta przy ladzie, jednocześnie próbując odebrać drugie połączenie. Trzeci pacjent czeka na linii. Czwarty właśnie się rozłączył.
Być może jesteś sfrustrowany, wiedząc, że na Twoją recepcję ciężko się dodzwonić. Wiesz też, że pacjenci bywają niecierpliwi. Jeśli nie uda im się połączyć z Twoją placówką za pierwszym razem, jest niemal pewne, że zadzwonią do konkurencji. Właśnie straciłeś pacjenta, który był w zasięgu Twojej ręki.
Badania rynkowe są bezlitosne – nawet 30% nieodebranych połączeń kończy się bezpowrotną utratą pacjenta.
Oczywiście, Twój zespół robi, co może. Człowiek ma jednak ograniczone możliwości. Nie może odebrać trzech telefonów jednocześnie, skupiając się przy tym na pacjencie w placówce. Pracownicy recepcji potrzebują przerw, urlopów, chorują. Praca, którą wykonują, jest kosztowna, obciążona składkami ZUS i ograniczona do 8 godzin dziennie. A pacjenci potrzebują kontaktu także o 20:00 we wtorek i o 10:00 w niedzielę.
Co jeśli technologia mogłaby nie tylko wspomóc, ale przejąć najbardziej czasochłonne i powtarzalne zadania, uwalniając Twój personel do pracy o wyższej wartości?
Nowa era: Autonomiczna Recepcjonistka AI
Wyobraź sobie system, w którym pacjenci są umawiani do Twojego gabinetu bez udziału człowieka. 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.
Dzięki pionierskiej pracy, którą wykonaliśmy z absolwentami Harvard University, stworzyliśmy jako pierwsi w Polsce w pełni autonomiczną Recepcjonistkę AI. To nie jest prosty chatbot. To system, który:
- Odpowiada na pytania 24/7 i samodzielnie umawia pacjentów na wizyty.
- Automatycznie wysyła SMS o treści “Dzwoniła recepcja [Nazwa Placówki], oddzwonimy” przy każdym nieodebranym połączeniu, zatrzymując pacjenta u Ciebie.
- Wysyła przypomnienia SMS o wizytach, drastycznie redukując liczbę nieodbytych wizyt.
- Obsługuje pacjentów wchodzących na stronę WWW, prowadząc ich prosto do rezerwacji terminu.
Problem, który trapi nie tylko recepcję
Problemy administracyjne nie kończą się na telefonach. Porozmawiajmy z lekarzami. Jednym z największych “złodziei czasu” jest obowiązek ręcznego uzupełniania dokumentacji medycznej.
Lekarz spędza nawet godzinę dziennie na wpisywaniu na klawiaturze zaleceń, które właśnie przekazał ustnie pacjentowi. To frustrujące, męczące i kosztowne. A co, gdyby lekarz mógł po prostu mówić?
Nasze systemy potrafią:
- Nagrywać zalecenia stomatologa lub lekarza (za zgodą pacjenta).
- Automatycznie przekształcać głos na tekst (transkrypcja) i tworzyć gotowe podsumowanie wizyty dla pacjenta i do karty medycznej.
Szacowane oszczędności? U jednego z naszych klientów wdrożenie systemu transkrypcji pozwoliło zaoszczędzić ponad 200 godzin pracy lekarzy rocznie, co przełożyło się na realną oszczędność ponad 30 000 PLN.
Odzyskaj kontrolę nad finansami i wizerunkiem
Automatyzacja sięga jednak dalej. Zidentyfikowaliśmy problemy, które managerowie często spychają na dalszy plan, a które generują ukryte koszty:
- Powolne płatności faktur: Czy Twój personel (jak pani Emilia u jednego z naszych klientów) poświęca dwa pełne dni robocze w miesiącu tylko na zbiorcze opłacanie faktur? To można zautomatyzować.
- Słaba widoczność w Google: Twoja placówka ma 150 opinii w Google. Konkurencja z tej samej ulicy ma ich 2000. Kogo wybierze pacjent szukający usługi w mapach? Wdrażamy systemy, które automatycznie (np. przez SMS) proszą pacjentów o opinię po wizycie, budując Twoją przewagę w sieci.
- Wolna strona WWW: Każda sekunda ładowania strony powyżej 3-5 sekund to strata kolejnych pacjentów. Optymalizujemy ten proces, aby pacjent trafiał do celu – rezerwacji – jak najszybciej.
To nie jest technologia dla każdego
Technologia, którą wdrażamy, nie jest dostępna dla zwykłych agencji tworzących strony internetowe. To wyspecjalizowane narzędzia AI i głębokie automatyzacje procesów, nad którymi pracował międzynarodowy zespół ekspertów IT z doświadczeniem w firmach takich jak Nokia, Opera czy ING Bank.
Nasz produkt wzbudził ogromne zainteresowanie na ostatniej konferencji Managera Ochrony Zdrowia w Warszawie, a pierwsi klienci, którzy go wdrożyli, widzą tak wielki potencjał, że sami stają się ambasadorami naszej marki.
Przestań tracić pacjentów i czas
Przestań akceptować fakt, że pacjenci “uciekają” do konkurencji, bo nie mogli się dodzwonić. Przestań godzić się na to, że Twoi najlepsi specjaliści tracą cenny czas na ręczne wpisywanie notatek.
