Ile kosztuje Cię pomoc przy dotacji lub pożyczce? Modele rozliczeń firm doradczych

W skrócie

• Modele przy grancie: opłata początkowa i success fee albo tylko success fee. W drugim modelu na starcie nie płacisz nic.
• Pożyczka: płacisz wyłącznie po przyznaniu pożyczki. Do tego momentu nasze wynagrodzenie wynosi 0 zł.
• Co jest osobno: rozliczanie projektu (stała kwota co miesiąc) i obowiązki w okresie trwałości. Koszt rozliczania znasz już z oferty na wniosek.
• Kiedy odzyskasz opłatę: gdy wniosek odpadnie na ocenie formalnej z błędu w dokumentacji, którą przygotowaliśmy.
• Czy pokryje to grant: w grancie „Wsparcie POZ” nie. Usług doradczych nie ma na zamkniętej liście wydatków.

Ile zapłacisz za pomoc przy grancie, zależy od wartości projektu i od modelu rozliczenia: opłata początkowa plus wynagrodzenie za sukces albo samo wynagrodzenie za sukces. Przy pożyczce preferencyjnej płacisz tylko wtedy, gdy pożyczkę przyznają. Rozliczanie projektu i okres trwałości to osobne usługi z osobnym wynagrodzeniem, a kosztów doradcy z grantu „Wsparcie POZ” nie pokryjesz. W artykule porównujemy modele rozliczeń, pokazujemy, od czego zależy kwota, i podpowiadamy, o co zapytać przed podpisaniem umowy.

Za co płacisz, gdy korzystasz z pomocy przy grancie?

Płacisz za trzy etapy, a każdy ma osobną umowę i osobne wynagrodzenie. Pierwszy to przygotowanie wniosku: ocena szans, dokumentacja, odpowiedzi na pisma instytucji i protest albo odwołanie, gdy wniosek dostanie negatywną ocenę. Drugi to rozliczanie projektu po podpisaniu umowy o dofinansowanie. Trzeci to obowiązki w okresie trwałości, czyli w latach po zakończeniu zakupów.

Łatwo przeoczyć, że oferta na wniosek zwykle nie obejmuje rozliczania. Jeśli porównujesz dwie oferty i jedna podaje tylko koszt wniosku, nie wiesz jeszcze, ile zapłacisz za cały projekt. Dlatego koszt rozliczania podajemy już w ofercie na wniosek, a protest albo odwołanie (w grancie „Wsparcie POZ” Procedura nazywa ten tryb odwołaniem) jest u nas w cenie przygotowania wniosku.

Opłata początkowa i success fee czy tylko success fee?

Oba modele dzielą ryzyko między placówkę a doradcę. Różnią się tym, kiedy wydajesz własne pieniądze i ile tracisz, gdy dofinansowania nie będzie.

Success fee to wynagrodzenie za sukces: procent od przyznanego dofinansowania, płatny po decyzji o jego przyznaniu. W grancie „Wsparcie POZ” tą chwilą jest publikacja listy, na której Twój wniosek ma status „zakwalifikowany”. W pierwszym modelu płacisz dodatkowo opłatę początkową w dwóch częściach – po podpisaniu umowy z nami i po złożeniu wniosku. W drugim nie płacisz nic, dopóki nie dostaniesz pieniędzy, ale procent success fee jest wyższy.

Pytanie	Opłata początkowa + success fee	Tylko success fee
Kiedy płacisz pierwszą kwotę?	po podpisaniu umowy z doradcą	po decyzji o przyznaniu dofinansowania
Ile płacisz, gdy wniosek nie dostanie pieniędzy?	opłatę początkową (zwrot tylko przy odrzuceniu formalnym z błędu doradcy)	0 zł
Jaki jest procent success fee?	niższy	wyższy
Kiedy ten model się sprawdza?	gdy ocena szans jest dobra i chcesz niższy koszt całkowity	gdy nie chcesz wydawać własnych pieniędzy przed wynikiem

Źródło: zasady współpracy Biznes Medical przy grancie „Wsparcie POZ” i innych dotacjach, stan na październik 2026 r.

Placówki, z którymi pracujemy, częściej wybierają drugi model. Wolą zapłacić więcej po sukcesie niż wydać pieniądze na starcie. Przy dużym grancie różnica w procencie przekłada się jednak na wyższą kwotę, więc policz oba warianty na swojej kwocie.

Kiedy płacisz za pomoc przy pożyczce?

Tylko po przyznaniu pożyczki. Do tej chwili nasze wynagrodzenie wynosi 0 zł: analiza zdolności i zabezpieczenia, dobór pożyczki, biznesplan i pomoc do decyzji pożyczkodawcy są w cenie success fee.

Success fee przy pożyczce to procent od przyznanej kwoty, który maleje, gdy kwota rośnie. Przed analizą pożyczkodawcy podajemy szacunek kwoty, nie obietnicę. Jeśli pieniądze są potrzebne „na już”, pożyczka jest za wolna – mówimy to na konsultacji, zanim cokolwiek podpiszesz.

Ile kosztuje rozliczanie projektu i dlaczego to osobna umowa?

Rozliczanie to stała kwota co miesiąc przez czas trwania umowy o dofinansowanie. W grancie „Wsparcie POZ” umowa trwa 12 miesięcy (Procedura, § 9 ust. 5). Placówka, której przygotowaliśmy wniosek, płaci za rozliczanie mniej.

W miesięcznej kwocie są: postępowania zakupowe, sprawdzenie dokumentów przed płatnością i drugi raz przed ujęciem ich w rozliczeniu, wnioski o wypłatę i sprawozdania, zmiany harmonogramu i budżetu oraz obsługa kontroli. Czynności po złożeniu końcowego rozliczenia rozliczamy według stawki godzinowej.

Rozliczanie jest osobną umową, bo zaczyna się dopiero po przyznaniu pieniędzy i trwa dłużej niż praca nad wnioskiem. Okres trwałości to kolejna osobna usługa, wyceniana za konkretne czynności. Przykład: w grancie „Wsparcie POZ” co roku do 31 marca składasz oświadczenie o utrzymaniu trwałości (wzór umowy o grant, § 16).

Od czego zależy wysokość wynagrodzenia?

Od czterech rzeczy, które da się sprawdzić przed ofertą:

• od wartości dofinansowania albo pożyczki – im wyższa kwota, tym niższy procent success fee;
• od dokumentacji, której wymaga nabór, np. biznesplanu, studium wykonalności, oceny o celowości inwestycji (IOWISZ) albo kosztorysu robót;
• od liczby wniosków – w grancie „Wsparcie POZ” każde miejsce udzielania świadczeń (MUŚ) w innej gminie wymaga osobnego wniosku (Procedura, § 5 ust. 5);
• od czasu i zakresu rozliczania – liczby miesięcy umowy i liczby postępowań zakupowych.

Kwoty podajemy w indywidualnej ofercie po bezpłatnej konsultacji. Wcześniej nie znamy zakresu projektu, więc każda liczba byłaby zgadywaniem.

Czy wynagrodzenie doradcy pokryjesz z grantu?

Nie, w grancie „Wsparcie POZ” nie. Ogłoszenie o drugim naborze nazywa zakres rzeczowy „katalogiem zamkniętym”: sprzęt i wyposażenie medyczne, sprzęt komputerowy z oprogramowaniem oraz roboty budowlane. Usług doradczych na tej liście nie ma, więc wynagrodzenie dla doradcy płacisz z własnych pieniędzy.

W innych dotacjach wynagrodzenie doradcy też zwykle nie jest kosztem, który pokrywa dofinansowanie. Wyjątkiem są nabory, których regulamin pozwala ująć część kosztów przygotowania projektu jako niezbędne do realizacji projektu. Sprawdzasz to w dokumentach konkretnego naboru.

Z kosztem doradcy wiąże się też detal, który może kosztować więcej niż samo wynagrodzenie. Procedura w § 14 ust. 11 pkt 6 każe NFZ sprawdzić przy rozliczeniu, czy placówka nie dostała grantu dzięki firmie, która pomagała przy wniosku i jednocześnie dostarcza sprzęt kupowany z grantu. W praktyce oferta „wniosek gratis przy zakupie sprzętu” niesie ryzyko, że NFZ zakwestionuje ten zakup.

Co się dzieje z opłatą, gdy wniosek odpadnie?

To zależy od powodu. Jeśli wniosek odpadnie na ocenie formalnej z błędu w dokumentacji, którą przygotowaliśmy, zwracamy opłatę początkową. To zapis w umowie i jedyna gwarancja, jaką dajemy.

W grancie „Wsparcie POZ” ocena formalna nie daje drugiej szansy. Przy brakach formalnych NFZ nie wzywa do poprawy, tylko zostawia wniosek bez rozpoznania (Procedura, § 6 ust. 5). Jeśli wniosek przejdzie ocenę formalną, ale zabraknie mu punktów albo pieniędzy w naborze, opłata początkowa nie wraca, a success fee nie płacisz.

Dlatego przed umową bezpłatnie oceniamy szanse projektu, a gdy kryteria na to pozwalają – liczymy punkty i porównujemy je z listami z poprzednich naborów. Gdy szanse są słabe, odradzamy nabór i nie składamy oferty.

Jak porównać oferty na pomoc przy grancie lub pożyczce?

Przed podpisaniem umowy przejdź tę listę z każdą firmą, z którą rozmawiasz:

1. Poproś o koszt całego projektu: wniosku, rozliczania i okresu trwałości – osobno, ale w jednej ofercie.
2. Sprawdź, kiedy płacisz każdą część: po podpisaniu umowy, po złożeniu wniosku, po decyzji o dofinansowaniu czy co miesiąc.
3. Zapytaj, od jakiej kwoty liczony jest success fee i w którym dniu staje się płatny.
4. Sprawdź w umowie, co dzieje się z opłatą początkową, gdy wniosek odpadnie na ocenie formalnej.
5. Zapytaj, czy protest albo odwołanie od negatywnej oceny jest w cenie wniosku.
6. Upewnij się, że firma pomagająca przy wniosku nie będzie dostawcą sprzętu kupowanego z grantu.
7. Wpisz koszty firmy doradczej do budżetu jako wydatek z własnych pieniędzy.

Podsumowanie

Model rozliczenia decyduje o tym, kiedy wydajesz własne pieniądze i ile tracisz, gdy wniosek nie dostanie dofinansowania. Najczęściej przeoczany koszt to rozliczanie projektu, którego nie ma w ofercie na sam wniosek. Dlatego porównuj oferty po koszcie całego projektu – od konsultacji do końca okresu trwałości.

Planujesz wniosek o grant albo pożyczkę i chcesz wiedzieć, ile zapłacisz w każdym modelu? Umów bezpłatną konsultację – ocenimy szanse projektu i przygotujemy ofertę z kosztem wniosku i rozliczania, zanim podpiszesz jakąkolwiek umowę.

Najczęstsze pytania