Osoba od rozliczeń NFZ odchodzi. Co zrobić w pierwszych 30 dniach?

W skrócie

• Dla kogo: właściciel lub kierownik przychodni z umową z NFZ, z której odchodzi osoba prowadząca rozliczenia.
• Pierwsze zadanie: przejąć dostęp do portalu NFZ i KSeF, zanim ta osoba wyjdzie z pracy.
• Terminy co miesiąc: do 7. dnia liczba pacjentów z deklaracjami (tylko POZ), do 10. dnia rachunek i raport za poprzedni miesiąc.
• Ile kosztuje spóźnienie: NFZ wypłaci pieniądze później – o tyle dni, ile trwa opóźnienie.
• Co jeszcze poprawisz: raporty za cały rok – do 40 dni po jego końcu. Za 2026 r. do 9 lutego 2027 r.
• Źródło:
  • Ogólne warunki umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 712, załącznik, § 1 pkt 5, § 6, § 17, § 23, § 24, § 26, § 40; zmiana: Dz.U. 2026 poz. 863 (§ 26a, od 1.07.2026 r.)
  • Zarządzenie Prezesa NFZ nr 22/2025/DSOZ z 31.03.2025 r. (warunki umów w POZ), zmienione zarządzeniem nr 65/2026/DSOZ z 14.07.2026 r. (załącznik nr 1, lp. 1.1 – stawka kapitacyjna lekarza POZ; stosuje się do świadczeń od 1.07.2026 r.)
  • NFZ, „Najważniejsze informacje po wdrożeniu KSeF w NFZ”, 4.02.2026 r.
  • NFZ, „Centralna e-rejestracja (CeR) 2026: ważne terminy i obowiązki”, 12.06.2026 r.
  • Małopolski OW NFZ, instrukcja „Uzyskanie dostępu do systemu eWUŚ”
  • Łódzki OW NFZ, komunikat o rozliczeniu umów za 2021 r., 25.01.2022 r.

Jeśli osoba od rozliczeń NFZ odchodzi, w pierwszych 30 dniach musisz przejąć trzy rzeczy: dostęp do portalu NFZ i KSeF, comiesięczne terminy rozliczeń oraz sprawy, które zostawia niezałatwione. Najbliższy twardy termin to 10. dzień miesiąca: do tego dnia przychodnia wysyła do NFZ rachunek i raport za poprzedni miesiąc, a POZ już do 7. dnia przekazuje liczbę pacjentów z deklaracjami. Spóźnienie przesuwa wypłatę, a świadczeń, których nikt nie wykazał, nie dopiszesz później niż 40 dni po zamknięciu roku rozliczeniowego. Rozpisujemy to na cztery tygodnie.

Co musisz przejąć, zanim ta osoba wyjdzie z pracy?

Najpierw dostęp: konto przychodni w portalu NFZ (w zależności od województwa to Portal Świadczeniodawcy albo Portal SZOI) i uprawnienia w KSeF. Bez nich nie wyślesz rachunku i nie zobaczysz, że NFZ wstrzymał płatność.

Każda osoba loguje się do portalu NFZ na własny login, a nowych użytkowników dodaje administrator konta przychodni. W Małopolsce konto z pełnym dostępem zakłada pracownik oddziału NFZ – przychodnia musi wcześniej podpisać umowę o dostęp i wysłać formularz. Konto, które administrator założy sam, pozwala tylko sprawdzać ubezpieczenie pacjentów w eWUŚ.

Co ważne: jeśli odchodząca osoba jest jedynym administratorem konta przychodni, następcy nie dodasz sam. Trzeba to załatwić w oddziale NFZ, z podpisanymi dokumentami. Zacznij jeszcze w okresie wypowiedzenia. Jeśli brak dostępu wyjdzie dopiero przy logowaniu przed 10. dniem miesiąca, rachunek się spóźni.

Podobnie jest z KSeF. NFZ przypomina, że za poprawną fakturę w KSeF odpowiada przychodnia. Nowej osobie nadaj uprawnienia w KSeF, zanim poprzednik odejdzie, a poprzednikowi odbierz je w dniu wyjścia.

Jakie terminy NFZ wypadają w pierwszym miesiącu?

Dwa terminy wracają co miesiąc: 7. dzień (tylko POZ) i 10. dzień (każda umowa z NFZ). Między nimi NFZ sprawdza dane, a po 10. dniu wypłaca pieniądze.

Termin	Co robi przychodnia	Co robi NFZ
do 7. dnia miesiąca	wysyła liczbę pacjentów z deklaracjami (POZ)	do końca miesiąca potwierdza tę liczbę i odsyła wzór rachunku
do 10. dnia miesiąca	wysyła rachunek i raport za poprzedni miesiąc	płaci w ciągu 5 dni roboczych od otrzymania dokumentów

Źródło: ogólne warunki umów z NFZ (t.j. Dz.U. 2026 poz. 712), załącznik, § 17 ust. 3, § 23 ust. 3, § 24 ust. 1.

Przykład: przychodnia POZ ma 3 000 pacjentów z deklaracjami. Od 1 lipca 2026 r. NFZ płaci za każdego z nich 232,56 zł rocznie, czyli 19,38 zł miesięcznie – to podstawowa stawka za lekarza POZ. Daje to 58 140 zł miesięcznie (3 000 × 19,38 zł), jeszcze bez dopłat za wiek pacjentów. Jeśli dokumenty pójdą 15., czyli pięć dni po terminie, te pieniądze przyjdą o pięć dni później.

Z liczbą pacjentów jest inaczej, bo NFZ płaci tylko za tych, których potwierdzi. W praktyce 30 deklaracji odrzuconych przez NFZ (1% listy z przykładu) to 581,40 zł mniej co miesiąc (30 × 19,38 zł).

Co się stanie, jeśli rozliczenie się spóźni albo będzie miało błąd?

Większość błędów da się naprawić, ale każdy ma swój termin. Spóźnienie i błąd opóźniają wypłatę; pieniądze tracisz dopiero wtedy, gdy minie czas na poprawkę.

Sytuacja	Co robi NFZ	Do kiedy naprawisz
Rachunek i raport po 10. dniu	płaci tyle dni później, ile trwało spóźnienie	płatność rusza po wysłaniu dokumentów
Dokumenty niepełne albo z błędem	wstrzymuje płatność za tę część i w ciągu 5 dni roboczych podaje powód	7 dni od otrzymania tej informacji
Faktura w KSeF niezgodna z wymaganiami NFZ	nie rozliczy jej; faktury w KSeF nie da się usunąć ani anulować	wystawiasz fakturę korygującą do zera i nową, poprawną
Świadczenia niewykazane w raporcie	nie płaci za nie	40 dni po zamknięciu roku rozliczeniowego

Źródło: ogólne warunki umów z NFZ (t.j. Dz.U. 2026 poz. 712), załącznik, § 23 ust. 1, § 26 ust. 1, 2 i 4; NFZ, komunikat z 4.02.2026 r.

Najłatwiej przegapić drugi wiersz. NFZ może przysłać pismo przez portal albo listem poleconym na adres przychodni. Jeśli po odejściu poprzednika nikt nie zagląda do portalu i nie odbiera poczty z oddziału, 7 dni minie bez odpowiedzi.

Przy KSeF jest prostszy sposób niż korekta: w portalu NFZ możesz sprawdzić fakturę, zanim wyślesz ją do KSeF. Tam też, po numerze KSeF, zobaczysz, czy faktura dotarła do oddziału.

Do kiedy poprawisz to, czego poprzednik nie wykazał?

Do 40 dni po zamknięciu roku rozliczeniowego. Tyle czasu dają przepisy na poprawienie raportów wysłanych do NFZ.

Rok rozliczeniowy to zwykle rok kalendarzowy, ale umowa z NFZ może wskazać inny okres. Przy umowie rozliczanej rokiem 2026 termin mija 9 lutego 2027 r. (31 dni stycznia plus 9 dni lutego). Łódzki oddział NFZ wyjaśniał w komunikacie z 25 stycznia 2022 r., że po tym terminie umowy za zamknięty rok są blokowane i nie da się już dopisać świadczeń.

Jeśli osoba od rozliczeń odchodzi jesienią, na sprawdzenie całego roku zostaje Ci kilka miesięcy. Dlatego w pierwszych 30 dniach porównaj to, co lekarze i pielęgniarki wpisali w systemie medycznym, z tym, co od stycznia trafiło do raportów dla NFZ. Każde świadczenie, którego brakuje w raporcie, dopisz przed upływem 40 dni.

Jak rozłożyć to na 30 dni?

Kolejność ma znaczenie: najpierw dostęp, potem bieżące terminy, na końcu poprzednie miesiące.

1. Przed odejściem ustal, kto jest administratorem konta przychodni w portalu NFZ. Jeśli tylko odchodząca osoba, złóż w oddziale NFZ dokumenty na konto dla następcy.
2. Przed odejściem poproś o listę spraw niezałatwionych: wstrzymane płatności, korekty w toku, odrzucone świadczenia, pisma z oddziału NFZ bez odpowiedzi, zmiany personelu do zgłoszenia.
3. W dniu odejścia zablokuj jej konta w portalu NFZ i w systemie medycznym, a w KSeF odbierz jej uprawnienia.
4. W pierwszym tygodniu wpisz do kalendarza 7. i 10. dzień każdego miesiąca oraz 40. dzień po końcu roku rozliczeniowego. Do każdego terminu przypisz osobę i jej zastępcę.
5. Do 7. dnia wyślij liczbę pacjentów z deklaracjami (POZ). Pod koniec miesiąca sprawdź, ilu NFZ potwierdził.
6. Do 10. dnia wyślij rachunek i raport. Fakturę przed wysłaniem do KSeF sprawdź w portalu NFZ.
7. Przez cały miesiąc zaglądaj do portalu NFZ dwa razy w tygodniu. Na uzupełnienie wstrzymanej płatności masz 7 dni.
8. W trzecim i czwartym tygodniu porównaj świadczenia z systemu medycznego z raportami od początku roku i dopisz brakujące.
9. Sprawdź, czy lista personelu w portalu NFZ zgadza się z grafikiem. Zmianę trzeba zgłosić najpóźniej dzień przed jej wejściem, a często robiła to właśnie osoba od rozliczeń.
10. Trzydziestego dnia spisz na jednej stronie, kto wysyła dokumenty, kto go zastępuje i gdzie są instrukcje oddziału NFZ.

Czy ten plan dotyczy też AOS albo rehabilitacji?

Tak, poza jednym krokiem. W AOS i rehabilitacji zasady rozliczeń są takie same jak w POZ:

• rachunek i raport wysyłasz do NFZ do 10. dnia miesiąca;
• gdy NFZ wstrzyma płatność z powodu błędu, masz 7 dni na poprawkę;
• brakujące świadczenia dopisujesz najpóźniej 40 dni po końcu roku;
• błędnej faktury w KSeF nie anulujesz – wystawiasz korektę do zera i nową fakturę.

Termin 7. dnia dotyczy tylko POZ, bo tylko tam NFZ płaci za liczbę pacjentów z deklaracjami. W AOS i rehabilitacji płaci za wykonane świadczenia, więc krok 5 pomijasz.

Dochodzi za to centralna e-rejestracja (CeR), jeśli masz umowę na kardiologię albo robisz badania z programów profilaktyki raka szyjki macicy lub raka piersi. NFZ przypomina, że od 1 lipca 2026 r. płaci tylko za wizyty umówione przez CeR, a gdy grafiki przyjęć nie trafią do systemu, wstrzymuje płatność. Ustal, kto w przychodni prowadzi te grafiki po odejściu poprzednika.

Podsumowanie

Rachunek wysłany kilka dni po terminie przesuwa wypłatę z NFZ, ale jej nie odbiera. Pieniądze traci się tam, gdzie mija czas na poprawkę: 7 dni na uzupełnienie wstrzymanej płatności i 40 dni po końcu roku na dopisanie brakujących świadczeń. Dlatego pierwszym krokiem jest konto w portalu NFZ dla następcy, założone, zanim poprzednik wyjdzie z pracy.

Osoba od rozliczeń złożyła wypowiedzenie? Umów bezpłatną konsultację – sprawdzimy, jakie sprawy zostawia niezałatwione i do kiedy możesz jeszcze poprawić raporty za ten rok, zanim wyjdzie z pracy.

Najczęstsze pytania