1. Administrator i kontakt
Administratorem danych jest Biznes Butik sp. z o.o., działająca pod marką Biznes Medical, ul. Wersalska 54/27, 91-212 Łódź, e-mail: office@biznesmedical.pl.
Kontakt z inspektorem ochrony danych: rodo@biznesbutik.pl lub listownie na powyższy adres z dopiskiem „IOD”.
2. Cele i zasady przetwarzania danych
Twoje dane przetwarzamy w następujących celach:
Obsługa współpracy z Twoim pracodawcą i korespondencji — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przez czas wykonywania Twoich zadań i zamknięcia spraw. Pozostałą korespondencję przechowujemy do 12 miesięcy od zakończenia sprawy. Podanie nam danych służbowych nie jest odrębnym wymogiem ustawowym ani umownym wobec Ciebie. Dane są jednak potrzebne do kontaktu i obsługi Twoich zadań. Ich brak może to uniemożliwić.
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, do przedawnienia roszczeń, a w razie sporu także przez czas postępowania i wykonania rozstrzygnięcia. Nie ma odrębnego obowiązku podania danych — wykorzystujemy niezbędne dowody związane ze współpracą.
Marketing naszych usług wobec Twojego pracodawcy, z wykorzystaniem Twoich danych służbowych, pocztą tradycyjną oraz przez e-mail, SMS i telefon, stosownie do Twojej roli zawodowej — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dane wykorzystujemy podczas aktywnej relacji, następnie do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu lub do złożenia sprzeciwu, w zależności co nastąpi wcześniej. Nie masz obowiązku podania danych do marketingu. Kontakt przez e-mail, SMS i telefon wymaga uprzedniej zgody z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. Odmowa lub wycofanie zgody nie wpływają na współpracę.
Tworzenie i publikacja materiałów promocyjnych z Twoim udziałem, w tym wykorzystanie wizerunku — na podstawie Twojej odrębnej zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, oraz zezwolenia z art. 81 prawa autorskiego. Zakres wykorzystania danych i wizerunku uzgadniamy z Tobą. Materiały wykorzystujemy przez okres zgody, maksymalnie 3 lata od pierwszej publikacji, także po zakończeniu współpracy, albo do wcześniejszego wycofania zgody. Odmowa lub wycofanie zgody nie wpływają na zwykłą współpracę.
Obsługa Twoich praw, zgód i sprzeciwów oraz dokumentowanie wykonania obowiązków RODO — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dane przetwarzamy przez czas obsługi sprawy, a jej dokumentację przechowujemy do 3 lat od zamknięcia sprawy. Nie ma odrębnego obowiązku podania danych do udokumentowania naszych działań.
Rozliczenia oraz prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej — jeśli Twoje dane muszą się w niej znaleźć — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz ustawy o rachunkowości i Ordynacji podatkowej. Dokumenty księgowe przechowujemy 5 lat od początku roku po roku, którego dotyczą, a dowody dotyczące umów handlowych — 5 lat od początku roku po ich zakończeniu, spłacie, rozliczeniu lub przedawnieniu. Dokumenty podatkowe — do przedawnienia zobowiązania, zwykle 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku. Nie ma odrębnego obowiązku podania nam danych do tego celu — wykorzystujemy niezbędne dane zawarte w dokumentacji współpracy. Podanie danych wymaganych przepisami jest obowiązkiem ustawowym, a ich brak może uniemożliwić prawidłowe rozliczenie lub prowadzenie dokumentacji.
3. Dane i ich źródła
Dane otrzymujemy od Ciebie lub Twojego pracodawcy. Obejmują imię i nazwisko, stanowisko, firmę, służbowy kontakt, podpis oraz informacje związane z wykonywanymi zadaniami. Przy udziale w promocji — również uzgodnione dane, np. wizerunek, głos i wypowiedź.
4. Prawnie uzasadniony interes
Naszym interesem jest sprawna współpraca z Twoim pracodawcą i kontakt z osobami realizującymi umowę, w tym możliwość odtworzenia przebiegu spraw i dokonanych ustaleń. Nasze interesy obejmują też ustalanie, dochodzenie i obronę roszczeń oraz promocję naszych usług wobec Twojego pracodawcy.
Informacje o przeprowadzonych testach równowagi możesz uzyskać, pisząc na rodo@biznesbutik.pl lub listownie na adres Administratora.
5. Odbiorcy danych i zabezpieczenia transferów
Dane mogą otrzymywać dostawcy IT, obsługa księgowa, prawna i windykacyjna, banki, poczta, kurierzy, uprawnione organy oraz wykonawcy marketingu i nagrań. Za Twoją zgodą materiały promocyjne udostępniamy publicznie, także użytkownikom i operatorom serwisów internetowych.
Przy realizacji części celów korzystamy z narzędzi międzynarodowych dostawców. W ramach tych usług Twoje dane mogą być przekazywane do państw trzecich, czyli państw poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym do USA. Transfery poza EOG* zabezpieczamy standardowymi klauzulami umownymi Komisji Europejskiej — decyzja (UE) 2021/914, art. 46 ust. 2 lit. c RODO. Informacje o zabezpieczeniach i ich kopię uzyskasz pod adresem: rodo@biznesbutik.pl.
6. Twoje prawa
Na zasadach RODO masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia.
Sprzeciw wobec marketingu możesz wnieść w każdej chwili, bez podawania przyczyny. Wtedy przestajemy przetwarzać dane w tym celu.
Wobec pozostałych celów opartych na prawnie uzasadnionym interesie możesz wnieść sprzeciw ze względu na swoją szczególną sytuację.
Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Cofnięcie zgody na dany kanał kończy marketing w tym kanale.
W sprawie swoich praw skontaktuj się z Administratorem lub IOD. Możesz złożyć skargę do Prezesa UODO.
7. Profilowanie i automatyczne decyzje
Nie podejmujemy wobec Ciebie zautomatyzowanych decyzji ani nie profilujemy Twoich danych.