1. Administrator i kontakt
Administratorem Twoich danych jest Biznes Butik sp. z o.o., działająca pod marką Biznes Medical, ul. Wersalska 54/27, 91-212 Łódź. Kontakt: office@biznesmedical.pl.
Z inspektorem ochrony danych możesz skontaktować się przez rodo@biznesbutik.pl lub listownie na adres naszej siedziby z dopiskiem „IOD”.
Klauzula dotyczy pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę oraz danych byłych pracowników, które nadal przetwarzamy.
2. Cele i zasady przetwarzania danych
Zawarcie i wykonywanie umowy oraz organizacja pracy — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w zakresie ustawowych obowiązków pracodawcy — art. 6 ust. 1 lit. c RODO i Kodeksu pracy. Dane służbowe wykorzystujemy przez czas zatrudnienia i wykonywania powierzonych zadań. Dokumenty podlegające obowiązkowej archiwizacji zachowujemy przez okresy wskazane poniżej. Podanie niezbędnych danych jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy; danych wymaganych przepisami — wymogiem ustawowym.
Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy oraz rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, a w zakresie niezbędnych danych szczególnych kategorii również art. 9 ust. 2 lit. b RODO. Dokumentację przechowujemy przez okres zatrudnienia, a dla zatrudnienia rozpoczętego od 1 stycznia 2019 r. — także przez 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał. Dla wcześniejszego zatrudnienia zasadniczo obowiązuje 50 lat od ustania stosunku pracy; dla zatrudnienia z lat 1999–2018 okres może zostać skrócony do 10 lat od końca roku złożenia raportu informacyjnego ZUS, po spełnieniu ustawowych warunków. Uwzględniamy szczególne przepisy dotyczące wcześniejszego usunięcia dokumentów, przedłużenia przechowywania oraz ich odbioru i zniszczenia. Podanie danych wymaganych przepisami jest obowiązkiem ustawowym; przy uprawnieniach realizowanych na Twój wniosek brak niezbędnych danych może uniemożliwić ich przyznanie.
Zgłoszenia i rozliczenia ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnych — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, przepisów o ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnych, a w niezbędnym zakresie również art. 9 ust. 2 lit. b RODO. Kopie deklaracji rozliczeniowych, raportów miesięcznych i ich korekt przechowujemy 5 lat od przekazania do ZUS. Dokumenty należące do dokumentacji pracowniczej zachowujemy przez właściwy dla niej okres. Podanie danych jest wymogiem ustawowym, potrzebnym do prawidłowego zgłoszenia i rozliczenia.
Rozliczenia podatkowe i księgowe związane z zatrudnieniem — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, ustawy o PIT, Ordynacji podatkowej i ustawy o rachunkowości. Dokumenty podatkowe przechowujemy do przedawnienia zobowiązania, zasadniczo 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Zwykłe dowody księgowe — 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. Dokumentację płacową objętą dłuższym obowiązkiem przechowujemy przez właściwy dla niej okres. Podanie danych wymaganych przepisami jest obowiązkiem ustawowym.
Zapewnienie bezpieczeństwa pracy, badania profilaktyczne i obsługa wypadków przy pracy — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO, w związku z przepisami Kodeksu pracy o BHP, badaniach i wypadkach. Skierowania, orzeczenia i dokumenty szkoleń przechowujemy według zasad dokumentacji pracowniczej; protokół i dokumentację powypadkową — 10 lat od zatwierdzenia protokołu. Podanie danych jest wymagane przepisami i może warunkować dopuszczenie do pracy lub obsługę uprawnień powypadkowych. Nie potrzebujemy pełnej historii Twojego leczenia.
Obsługa pracowniczych planów kapitałowych — jeśli dotyczy — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO i ustawy o PPK. Dokumentację uczestnika związaną z ustalaniem wynagrodzenia przechowujemy przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku ustania stosunku pracy, chyba że właściwe przepisy wymagają dłuższego okresu. Dane są potrzebne do wykonania obowiązków ustawowych. Uczestnictwo, rezygnacja i ponowny zapis odbywają się według zasad PPK; rezygnacja z wpłat nie jest wycofaniem zgody RODO.
Przyznawanie i rozliczanie świadczeń z ZFŚS — jeśli dotyczy — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, art. 8 ustawy o ZFŚS oraz, gdy niezbędne, art. 9 ust. 2 lit. b RODO. Dane przechowujemy przez czas potrzebny do przyznania świadczenia, ustalenia jego wysokości i realizacji oraz dochodzenia wynikających z niego praw lub roszczeń. Co najmniej raz w roku sprawdzamy potrzebę dalszego przechowywania i usuwamy dane zbędne. Dokumenty rozliczeniowe zachowujemy przez właściwe okresy podatkowe i księgowe. Złożenie wniosku jest dobrowolne, ale brak danych potrzebnych do oceny sytuacji może uniemożliwić przyznanie świadczenia.
Dobrowolne zgłoszenie do dodatkowej opieki medycznej, ubezpieczenia grupowego lub programu sportowego — jeśli korzystasz — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 22¹a Kodeksu pracy. Dane zgłoszeniowe wykorzystujemy przez okres uczestnictwa, do jego zakończenia lub wcześniejszego wycofania zgody. Obowiązkowe dokumenty rozliczeniowe przechowujemy przez właściwe okresy wskazane powyżej. Udział jest dobrowolny; odmowa nie wpływa na zatrudnienie, ale brak danych potrzebnych do zgłoszenia może uniemożliwić korzystanie z programu. Dokumentację leczenia i ankiety zdrowotne przekazujesz bezpośrednio właściwemu podmiotowi medycznemu lub ubezpieczycielowi.
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń, także dotyczących wykorzystania wizerunku — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a dla niezbędnych danych o zdrowiu także art. 9 ust. 2 lit. f RODO. Dane przechowujemy do przedawnienia roszczeń, a w razie sporu również przez czas postępowania i wykonania rozstrzygnięcia. Dowody zgód przechowujemy zasadniczo do 3 lat od zakończenia publikacji, dłużej tylko w konkretnej sprawie roszczeniowej. Nie ma odrębnego obowiązku podania danych — wykorzystujemy niezbędne dowody związane ze współpracą.
Promocja naszych usług z wykorzystaniem Twojego wizerunku i innych uzgodnionych danych, w tym zdjęć i nagrań — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz odrębnego zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku z art. 81 prawa autorskiego. Dane wykorzystujemy przez okres uzgodniony w zgodzie, maksymalnie 3 lata od pierwszej publikacji, także po zakończeniu współpracy, albo do wcześniejszego wycofania zgody. Odmowa lub wycofanie zgody nie wpływają na zawarcie umowy ani warunki współpracy.
Obsługa Twoich praw, zgód i sprzeciwów oraz dokumentowanie wykonania obowiązków RODO — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dane przetwarzamy przez czas obsługi sprawy, a jej dokumentację przechowujemy do 3 lat od zamknięcia sprawy. Nie ma odrębnego obowiązku podania danych do udokumentowania naszych działań.
3. Prawnie uzasadniony interes
Naszym interesem jest ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń związanych z zatrudnieniem, w tym możliwość wykazania zakresu i zasad wykorzystania Twoich danych oraz wizerunku.
Informacje o przeprowadzonych testach równowagi, czyli ocenie naszego interesu i Twoich praw, możesz uzyskać przez rodo@biznesbutik.pl lub listownie na adres Administratora.
4. Odbiorcy i źródła danych
Dane mogą otrzymywać: zewnętrzna obsługa kadrowo-płacowa i księgowa, dostawcy IT i archiwizacji, obsługa prawna, banki, ZUS, organy podatkowe i inne uprawnione instytucje, podmioty medycyny pracy oraz wykonawcy szkoleń.
W odpowiednim zakresie odbiorcami są również instytucja finansowa PPK i operatorzy świadczeń, z których korzystasz. Dane służbowe udostępniamy klientom i partnerom, jeśli jest to potrzebne do wykonywania Twoich zadań.
Dane związane z promocją mogą otrzymywać wykonawcy materiałów promocyjnych, wydawcy i operatorzy serwisów, w których je publikujemy. Materiały objęte Twoją zgodą udostępniamy publicznie w uzgodnionych kanałach. Dostęp do nich może mieć nieograniczony krąg odbiorców.
Przy realizacji części celów korzystamy z narzędzi międzynarodowych dostawców. W ramach tych usług Twoje dane mogą być przekazywane do państw trzecich, czyli państw poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), w tym do USA. Transfery poza EOG zabezpieczamy standardowymi klauzulami umownymi Komisji Europejskiej — decyzja (UE) 2021/914, art. 46 ust. 2 lit. c RODO. Informacje o zabezpieczeniach i ich kopię uzyskasz pod adresem: rodo@biznesbutik.pl.
Dane otrzymujemy przede wszystkim od Ciebie. Informacje dotyczące wykonywania pracy powstają także w toku zatrudnienia. Orzeczenia i informacje o uprawnieniach możemy otrzymywać od właściwych podmiotów medycznych, ZUS i uprawnionych organów — w zakresie przewidzianym prawem.
5. Twoje prawa
Możesz żądać dostępu do danych, ich kopii i sprostowania oraz — na warunkach RODO — usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przeniesienia danych. Nie możemy usunąć dokumentacji, którą nadal musimy przechowywać na podstawie przepisów.
Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, pisząc na rodo@biznesbutik.pl. Nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.
Możesz również złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
6. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływają. Nie profilujemy Twoich danych.