3. Cele i zasady przetwarzania danych

Twoje dane przetwarzamy w następujących celach:

• 

  Przygotowanie, zawarcie i wykonanie umowy, w tym kontakt, organizacja zadań i wypłata wynagrodzenia — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, do zakończenia współpracy i rozliczenia umowy. Podanie niezbędnych danych jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy; bez nich współpraca może być niemożliwa.

• 

  Rozliczenia podatkowe i księgowe — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, przepisów podatkowych i ustawy o rachunkowości. Dokumenty podatkowe przechowujemy do przedawnienia zobowiązania, zwykle 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku. Dokumenty księgowe — zasadniczo 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą, a dowody dotyczące rozliczenia umowy — od początku roku po jej ostatecznym rozliczeniu. Podanie danych jest wymogiem ustawowym, a ich brak może uniemożliwić prawidłowe rozliczenie.

• 

  Ustalenie obowiązków ubezpieczeniowych oraz obsługa ZUS i świadczeń — jeśli dotyczy — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, przepisów ubezpieczeniowych i zasiłkowych, dla niezbędnych danych o zdrowiu także art. 9 ust. 2 lit. b RODO. Dane przetwarzamy do zakończenia obsługi sprawy, a kopie deklaracji i raportów rozliczeniowych oraz ich korekt przechowujemy 5 lat od przekazania do ZUS. Podanie danych jest wymogiem ustawowym w zakresie dotyczącym Twojej sytuacji, a ich brak może uniemożliwić zgłoszenie, rozliczenie lub obsługę świadczenia.

• 

  Prowadzenie dokumentacji emerytalnej i obsługa pracowniczych planów kapitałowych (PPK) — jeśli dotyczy — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, ustawy o emeryturach i rentach z FUS oraz ustawy o PPK. Dokumentację przechowujemy przez czas współpracy i 10 lat od końca roku jej zakończenia. Przy pierwszym zgłoszeniu do ubezpieczeń u nas przed 2019 r. dokumentację emerytalną przechowujemy przez 50 lat od zakończenia pracy albo — po spełnieniu warunków ustawowych — 10 lat od końca roku złożenia raportu informacyjnego do ZUS. Podanie wymaganych danych jest obowiązkiem ustawowym, a ich brak może uniemożliwić wykonanie tych obowiązków.

• 

  Zapewnienie BHP, w tym wymaganych badań — jeśli dotyczy — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, a dla niezbędnych danych o zdrowiu także art. 9 ust. 2 lit. b RODO, w związku z art. 304 i 304¹ Kodeksu pracy. Dane przechowujemy przez czas wykonywania zadań, których dotyczą dokumenty, dłużej wyłącznie w zakresie potrzebnym do ochrony konkretnych roszczeń. Podanie wymaganych danych jest warunkiem dopuszczenia do określonych zadań.

• 

  Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji zleceniobiorcy — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w zakresie niezbędnym do zawarcia, wykonywania i rozliczenia umowy, oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w zakresie obowiązków wynikających z przepisów prawa. Podanie danych niezbędnych do obsługi umowy jest warunkiem jej zawarcia i wykonania, a danych wymaganych przepisami — obowiązkiem ustawowym. Ich brak może uniemożliwić współpracę lub prawidłowe rozliczenie.

• 

  Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń, także dotyczących wykorzystania wizerunku — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a dla niezbędnych danych o zdrowiu także art. 9 ust. 2 lit. f RODO. Dane przechowujemy do przedawnienia roszczeń, a w razie sporu również przez czas postępowania i wykonania rozstrzygnięcia. Dowody zgód przechowujemy zasadniczo do 3 lat od zakończenia publikacji, dłużej tylko w konkretnej sprawie roszczeniowej. Nie ma odrębnego obowiązku podania danych — wykorzystujemy niezbędne dowody związane ze współpracą.

• 

  Promocja naszych usług z wykorzystaniem Twojego wizerunku i innych uzgodnionych danych, w tym zdjęć i nagrań — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz odrębnego zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku z art. 81 prawa autorskiego. Dane wykorzystujemy przez okres uzgodniony w zgodzie, maksymalnie 3 lata od pierwszej publikacji, także po zakończeniu współpracy, albo do wcześniejszego wycofania zgody. Odmowa lub wycofanie zgody nie wpływają na zawarcie umowy ani warunki współpracy.

• 

  Obsługa Twoich praw, zgód i sprzeciwów oraz dokumentowanie wykonania obowiązków RODO — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dane przetwarzamy przez czas obsługi sprawy, a jej dokumentację przechowujemy do 3 lat od zamknięcia sprawy. Nie ma odrębnego obowiązku podania danych do udokumentowania naszych działań.

Jeśli wykonujesz zadania w projekcie finansowanym ze środków publicznych, dodatkowe informacje wymagane dla tego projektu przekazujemy przed rozpoczęciem objętego nimi przetwarzania.

6. Odbiorcy danych

W zakresie potrzebnym do danego celu dane mogą otrzymywać:

• dostawcy IT oraz obsługa kadrowa, księgowa, prawna i BHP;

• banki, operatorzy pocztowi i firmy kurierskie;

• ZUS, organy podatkowe i inne uprawnione organy;

• instytucja prowadząca PPK i podmioty wykonujące badania — jeśli dotyczy;

• klienci, dla których wykonujesz zadania;

• wykonawcy materiałów promocyjnych, wydawcy i operatorzy serwisów, w których je publikujemy.

Materiały objęte Twoją zgodą na promocja naszych usług z wykorzystaniem Twojego wizerunku i innych uzgodnionych danych, udostępniamy publicznie w uzgodnionych kanałach, w tym na stronie internetowej, w mediach społecznościowych, serwisach wideo i druku. Dostęp do nich może mieć nieograniczony krąg odbiorców.

Przy realizacji części celów korzystamy z narzędzi międzynarodowych dostawców. W ramach tych usług Twoje dane mogą być przekazywane do państw trzecich, czyli państw poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym do USA. Transfery poza EOG* zabezpieczamy standardowymi klauzulami umownymi Komisji Europejskiej — decyzja (UE) 2021/914, art. 46 ust. 2 lit. c RODO. Informacje o zabezpieczeniach i ich kopię uzyskasz pod adresem: rodo@biznesbutik.pl.

8. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy wobec Ciebie zautomatyzowanych decyzji ani nie profilujemy Twoich danych.

Archiwalne wersje klauzuli

Wersja z dnia 31.10.2026Pobierz PDF