Zasady informacyjno-promocyjne w projektach UE – jak ich przestrzegać i nie narazić się na obcięcie dofinansowania?

Jeśli korzystasz z funduszy unijnych, obowiązują Cię konkretne zasady informacyjne i promocyjne. Nie są one tylko formalnością. To twardy wymóg wynikający z przepisów unijnych i zapisów umowy o dofinansowanie. Brak oznaczeń, brak informacji na stronie czy zignorowanie logotypów może skutkować uznaniem wydatku za niekwalifikowalny lub korektą finansową. W tym artykule omawiamy, jak zadbać o promocję projektu w praktyce: bez lania wody, za to z konkretem i gotową listą działań.

Czym są działania informacyjno-promocyjne?

Każdy beneficjent środków unijnych ma obowiązek informowania o fakcie otrzymania wsparcia z Funduszy Europejskich. Celem jest pokazanie, że dane przedsięwzięcie jest współfinansowane ze środków publicznych – a tym samym budowanie świadomości i zaufania do UE jako instytucji wspierającej rozwój gospodarczy, społeczny i technologiczny. 

Obowiązkowe elementy promocji projektu

Każdy beneficjent realizujący projekt współfinansowany z Funduszy Europejskich ma obowiązek informowania o wsparciu publicznym. Zasady te zostały precyzyjnie opisane w podręczniku informacyjno-promocyjnym i są obligatoryjne już od momentu podpisania umowy o dofinansowanie. Ich niedopełnienie może skutkować korektą finansową. Kluczowe wymagania obejmują:

• Umieszczenie logotypów: Fundusze Europejskie, Rzeczpospolita Polska, UE oraz w zależności od programu herb lub oficjalne logo promocyjne województwa – na wszystkich materiałach i dokumentach.

Wszystkie materiały informacyjne, promocyjne oraz dokumenty związane z realizacją projektu muszą zawierać zestaw obowiązkowych logotypów:

• znak Funduszy Europejskich (w zależności od programu, np. Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki),
• flaga Unii Europejskiej z dopiskiem „Unia Europejska”,
• znak Rzeczpospolitej Polskiej (godło i napis „Rzeczpospolita Polska”),
• herb lub oficjalne logo promocyjne województwa 

Logotypy te muszą być umieszczone w odpowiedniej kolejności, wielkości i proporcji – zgodnie z wytycznymi zawartymi w załączniku graficznym podręcznika. Należy stosować je na wszystkich: materiałach szkoleniowych, ulotkach, prezentacjach, slajdach, raportach, pismach, formularzach, a także fakturach, umowach czy dokumentach księgowych, jeżeli dotyczą projektu.

• Wskazanie źródła finansowania i nazwa programu, np. Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki. 
• Umieszczenie informacji o współfinansowaniu na stronie internetowej. 

Jeśli beneficjent posiada stronę internetową, zobowiązany jest do umieszczenia na niej zakładki lub wyraźnego bloku informacyjnego o realizowanym projekcie. Informacja ta musi zawierać:

• tytuł projektu,
• cel projektu,
• wartość dofinansowania,
• opis współfinansowania ze środków UE,
• logotypy wskazane powyżej.

Informacje te muszą być dostępne co najmniej do końca okresu trwałości projektu.

• Oznaczenie środków trwałych, maszyn, sprzętu i innych zakupów objętych projektem.

Wszystkie środki trwałe, maszyny, urządzenia, oprogramowanie, a także wyposażenie zakupione w ramach projektu muszą być trwale oznaczone naklejkami zawierającymi obowiązkowe logotypy i informację o współfinansowaniu z Funduszy Europejskich. Naklejki muszą być wykonane w sposób trwały, czytelny i nieusuwalny w trakcie eksploatacji urządzenia.

W przypadku sprzętu komputerowego oznakowanie powinno być umieszczone w widocznym miejscu na obudowie. Analogicznie – meble, elementy wyposażenia czy pojazdy muszą mieć trwałe oznaczenia.

• Tablice i plakaty informacyjne – obowiązkowe w zależności od wartości projektu i jego charakteru. 

Zasady umieszczania plakatów i tablic są uzależnione od wartości projektu oraz jego charakteru:

• Plakat informacyjny (minimum A3) – wymagany w każdym projekcie, w którym nie ma obowiązku instalacji tablicy. Powinien zawierać co najmniej tytuł projektu, jego cel, wartość dofinansowania, źródło finansowania i obowiązkowe logotypy. Plakat musi być umieszczony w widocznym miejscu, np. na ścianie biura, przy wejściu do budynku lub w przestrzeni wspólnej, tak aby był dostępny dla klientów, kontrahentów i gości.
• Tablica informacyjna – obowiązkowa, jeśli całkowity koszt projektu przekracza równowartość 500 tys. euro. Tablica powinna być umieszczona w miejscu realizacji projektu, trwale związana z gruntem lub obiektem, wykonana z trwałych materiałów odpornych na warunki atmosferyczne. Musi być zachowana przez cały okres trwałości projektu.
• Informowanie o projekcie w mediach społecznościowych. 

Beneficjent ma obowiązek posiadania mediów społecznościowych (np. Facebook, LinkedIn, Instagram), i informowania o realizowanym projekcie również za ich pośrednictwem. Posty muszą zawierać:

• tytuł projektu lub jego skróconą nazwę,
  • podkreślenie faktu otrzymania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej,  czyli: znak Funduszy Europejskich, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej i znak Unii Europejskiej,
  • zadania, działania, które będą realizowane w projekcie (opis, co zostanie  zrobione, zakupione, itp.),
  • grupy docelowe (do kogo skierowany jest projekt, kto z niego skorzysta),
  • cel lub cele projektu, 
  • efekty, rezultaty projektu (jeśli opis zadań, działań nie zawiera opisu efektów, rezultatów),
  • wartość projektu (całkowity koszt projektu),
  • wysokość wkładu Funduszy Europejskich
  • odpowiednie hashtagi #FunduszeUE, lub #FunduszeEuropejskie

Działania informacyjno-promocyjne w praktyce

W praktyce działania promocyjne oznaczają wdrożenie kilku prostych, ale obowiązkowych elementów.

Na stronie internetowej firmy należy umieścić zakładkę lub blok informacyjny o realizowanym projekcie, z wymaganą treścią i logotypami. Jeżeli strona nie jest prowadzona – obowiązki mogą zostać przeniesione na profil społecznościowy, o ile jest on aktywny i publiczny.

W przypadku zakupu sprzętu, maszyn lub wyposażenia – każdy z tych elementów musi być oznaczony trwałą, widoczną naklejką lub tabliczką informującą o współfinansowaniu z UE. Naklejki powinny zawierać zestaw logotypów, nazwę projektu, hasło promocyjne oraz informację o współfinansowaniu. Należy je trwale przymocować do danego środka trwałego w widocznym miejscu – np. na froncie maszyny lub obudowie komputera. Zaleca się, aby zdjęcia oznakowanych środków trwałych były przechowywane jako dowód w dokumentacji projektu.

Warto pamiętać również o oznaczeniu dokumentacji projektowej: korespondencja, umowy, faktury, protokoły – wszystkie muszą być opatrzone wymaganymi logotypami lub adnotacją o współfinansowaniu. Jeśli prowadzisz szkolenia lub wydarzenia w ramach projektu – musisz zadbać o ich odpowiednią oprawę wizualną: banery, roll-upy, prezentacje, listy obecności, certyfikaty, agendy, zeszyty czy teczki dla uczestników.

Czego unikać? Najczęstsze błędy beneficjentów

• Brak informacji o projekcie na stronie internetowej 
• Nieoznakowanie zakupionych środków trwałych – brak stosowania naklejek lub ich błędna treść 
• Stosowanie nieaktualnych lub nieprawidłowych logotypów 
• Brak wskazania źródła finansowania i programu 
• Zbyt późne lub całkowite pominięcie obowiązku tablicy lub plakatu informacyjnego 
• Brak oznaczeń na dokumentach projektowych 
• Ograniczenie działań tylko do jednego kanału (np. tylko strona www bez social mediów) 

Podsumowując

Zasady informacyjno-promocyjne nie są formalnością, którą można pominąć. Instytucje kontrolujące przykładają do nich dużą wagę – a nieprawidłowości w tym zakresie często kończą się korektą finansową. Co istotne: nawet jeśli projekt przebiegł prawidłowo, a rezultaty są osiągnięte – brak oznaczeń może podważyć kwalifikowalność wydatku.

Dlatego lepiej dmuchać na zimne. Zrób checklistę, oznacz wszystko, co trzeba i udokumentuj to (np. zdjęcia, screeny, wydruki). Przechowuj wzory naklejek, plakatów, tablic i dokumentacji jako załączniki. Masz wątpliwości? Napisz – przygotujemy dla Ciebie  wzory oznaczeń, gotowy plakat informacyjny oraz instrukcję oznaczania zakupionych środków trwałych.